Jak działa weryfikacja kontrahenta w czterech krokach

Jak działa weryfikacja kontrahenta w czterech krokach

Serwis jest prosty z założenia. Nie instalujesz niczego i nie łączysz żadnych systemów. Pracujesz w przeglądarce, a wszystko, co potrzebne do sprawdzenia kontrahenta, dzieje się po numerze NIP. Poniżej opisujemy każdy etap od pierwszego sprawdzenia do codziennych alertów.

Krok pierwszy, sprawdź firmę w wyszukiwarce

Na stronie głównej wpisujesz NIP kontrahenta. Bez zakładania konta dostajesz bezpłatne sprawdzenie, dostępne w ograniczonej liczbie dziennie z jednego adresu. Raport pokazuje status VAT, dane firmy, rachunki z białej listy i, dla spółek, dane z KRS wraz z oceną ogólną. To dobry sposób, by zobaczyć, czy forma raportu ci odpowiada, zanim cokolwiek kupisz. Opis wszystkich sekcji jest w tekście o raporcie o firmie.

Krok drugi, wybierz plan

Gdy chcesz sprawdzać więcej firm albo pilnować ich na stałe, wybierasz plan w cenniku. Start przewiduje do 50 kontrahentów, Firma do 300, Biuro do 1500. Rozliczenie roczne jest domyślne i kosztuje dokładnie połowę ceny miesięcznej. Płacisz kartą u zewnętrznego operatora płatności, a fakturę VAT dostajesz od razu po zapłacie. Bezpłatnego planu nie ma, a rezygnację zgłaszasz w portalu płatności w dowolnym momencie przed kolejnym okresem rozliczeniowym.

Krok trzeci, wklej listę NIP

Po płatności otrzymujesz mail z prywatnym linkiem do panelu. Link działa jak klucz, więc nie tworzysz hasła. Jeśli go zgubisz, wejdź na stronę logowania i poproś o nowy. W panelu wklejasz numery NIP, jeden w linii, na przykład kolumnę z arkusza. Pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy wszystkich kontrahentów. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, możesz oznaczyć kontrahentów etykietami klientów, jak opisuje strona o monitoringu dla biur rachunkowych.

Krok czwarty, dostajesz alerty

Od następnego dnia sprawdzamy każdego kontrahenta raz dziennie w rejestrach publicznych. Gdy zmieni się status VAT, nazwa, adres, rachunek na białej liście albo wpis w KRS, dostajesz jeden zbiorczy mail na adresy alertów. W panelu widzisz listę zmian, a w planach Firma i Biuro możesz ją wyeksportować do CSV. Dokładnie opisujemy to w tekście o monitoringu kontrahentów.

Jak działa weryfikacja kontrahenta w codziennej pracy

W praktyce po konfiguracji robisz dwie rzeczy. Nowego kontrahenta dopisujesz do listy, zanim wystawisz pierwszą fakturę albo wykonasz przelew. Gdy przychodzi alert, otwierasz panel, sprawdzasz, co się zmieniło, i decydujesz, czy trzeba coś wyjaśnić. Resztę robimy my, bez twojego udziału. Dobre praktyki kontroli przed podpisaniem umowy zebraliśmy w tekście o weryfikacji kontrahenta.

Dla kogo ten sposób pracy

Serwis jest przeznaczony dla firm, które sprzedają z odroczonym terminem płatności, dla działów zakupów i finansów oraz dla biur rachunkowych. Każda z tych grup korzysta z tego samego mechanizmu, tylko w innej skali. Mała firma sprawdza kilkudziesięciu odbiorców i dostawców, a biuro obsługuje tysiące numerów NIP swoich klientów. Dzięki temu nie musisz uczyć się nowego systemu: wystarczy lista numerów i adres, na który mają trafiać wiadomości.

Warto też wiedzieć, ile czasu zajmuje start. Pierwszy raport dostajesz od ręki, a dostęp do panelu po opłaceniu abonamentu pojawia się w mailu. Większość pracy to jednorazowe wklejenie listy. Później zostaje tylko czytanie alertów i reagowanie na te, które mają znaczenie dla twoich rozliczeń.

Co warto wiedzieć na początek

• Limity są zużyciem w okresie rozliczeniowym, a usunięcie kontrahenta nie zwalnia miejsca do następnego okresu.
• Pracujemy na rejestrach publicznych i nie obiecujemy informacji spoza nich.
• Nie zastępujemy wywiadu terenowego, o czym piszemy w tekście o wywiadowni gospodarczej.
• Odpowiedzi na typowe pytania znajdziesz w pytaniach i odpowiedziach.