Monitoring kontrahentów dla biur rachunkowych i ich klientów

Monitoring kontrahentów dla biur rachunkowych

Biuro rachunkowe księguje faktury dziesiątek firm naraz. Każda z nich ma własnych odbiorców i dostawców, a każdy z nich może w dowolnym dniu zmienić status VAT, rachunek bankowy albo zarząd. Ręczne zaglądanie do rejestrów przy każdej fakturze zabiera czas, którego w okresie rozliczeń zwykle brakuje. Monitoring kontrahentów dla biur rachunkowych przenosi tę kontrolę na codzienny przegląd, o którym dowiadujesz się tylko wtedy, gdy coś się zmieniło.

Jak wygląda praca biura z monitoringiem

W panelu wklejasz listę numerów NIP, jeden w linii, na przykład kolumnę skopiowaną z arkusza. Pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy każdego kontrahenta. Od następnego dnia sprawdzamy ich w rejestrach publicznych raz dziennie i porównujemy ze stanem zapisanym.

Zmiany, które wychwytujemy, to status VAT, wykreślenie z VAT, nazwa, adres, nowy lub usunięty rachunek na białej liście, nowy wpis w KRS, forma prawna, kapitał zakładowy, skład organu oraz nowa upadłość, likwidacja, restrukturyzacja i wpis w dziale 4. Wszystkie zmiany z danego dnia trafiają do jednego zbiorczego maila na adresy alertów. Pełną listę zmian widzisz też w panelu.

Etykiety klientów biura

Plan Biuro dodaje etykiety. Przy każdym kontrahencie wpisujesz, którego klienta biura dotyczy, a potem filtrujesz listę po etykiecie. Gdy przychodzi alert o zmianie rachunku u dostawcy, od razu wiesz, do którego klienta należy ta sprawa i kogo w biurze poinformować. Bez etykiet lista kilkuset NIP szybko staje się nieczytelna.

Plan Biuro w liczbach

Plan Biuro kosztuje 799 zł netto miesięcznie, a przy rozliczeniu rocznym, które jest domyślne, 399,50 zł netto miesięcznie. Obejmuje do 1500 kontrahentów, 5000 raportów i 20 adresów alertów, czyli możesz podłączyć całe biuro, a nie jedną skrzynkę. W planie jest eksport CSV listy i zmian. Do ceny netto doliczamy 23% VAT. Limity są zużyciem w okresie rozliczeniowym: usunięcie kontrahenta z listy nie zwalnia miejsca do następnego okresu. Wszystkie plany porównasz w cenniku.

Co biuro zyskuje na monitoringu

• Wcześniejsze ostrzeżenie klienta, że dostawca zmienił rachunek albo wypadł z VAT, zanim klient zapłaci i straci prawo do kosztu lub odliczenia.
• Jedną skrzynkę z podsumowaniem zamiast przeglądania rejestrów przy każdej fakturze.
• Dowód staranności, bo każda zmiana ma datę w panelu, a eksport CSV pozwala dołączyć listę do dokumentacji klienta.
• Usługę, którą biuro może zaproponować klientom jako część obsługi.

Granice monitoringu

Monitoring opiera się wyłącznie na rejestrach publicznych: wykazie podatników VAT i KRS. Nie zastępuje decyzji księgowej ani oceny ryzyka handlowego, nie pokazuje rejestrów dłużników ani sprawozdań finansowych. Jeśli zastanawiasz się, czym różni się to od zamawiania raportów u klasycznej wywiadowni, przeczytaj o wywiadowni gospodarczej.

Od czego zacząć

Najpierw sprawdź kilka kontrahentów w wyszukiwarce na stronie głównej i zobacz, jak wygląda raport o firmie. Ogólne zasady działania alertów opisujemy w tekście o monitoringu kontrahentów, a zamówienie zajmuje kilka minut, jak opisuje strona jak to działa. Wybierz plan Biuro w formularzu zamówienia.