Monitoring kontrahentów z codziennym alertem, gdy w rejestrach coś się zmieni

Monitoring kontrahentów, czyli alert zamiast ręcznego sprawdzania

Jednorazowy raport o firmie pokazuje stan z dnia sprawdzenia. Monitoring kontrahentów odpowiada na pytanie, co stało się potem. Wklejasz w panelu listę numerów NIP, jeden w linii, na przykład kolumnę z arkusza. Pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy każdej firmy. Od tej chwili sprawdzamy każdego kontrahenta raz dziennie w rejestrach publicznych i porównujemy wynik z zapisanym stanem.

Jakie zmiany kontrahenta wychwytuje monitoring

Alert dostajesz, gdy zmieni się którakolwiek z poniższych rzeczy.

• Status VAT, w tym wykreślenie z rejestru VAT.
• Nazwa lub adres firmy.
• Rachunek bankowy na białej liście: nowy albo usunięty.
• Nowy wpis w KRS, forma prawna, kapitał zakładowy lub skład organu.
• Nowa upadłość, likwidacja, restrukturyzacja albo wpis w dziale 4.

Nie wysyłamy alertów o tym, że nic się nie zmieniło. Cisza oznacza, że stan jest taki sam jak poprzednio.

Jeden zbiorczy mail dziennie

Zmiany z całego dnia trafiają do jednej wiadomości na adresy alertów. Nie dostaniesz kilkudziesięciu osobnych maili, gdy kilku kontrahentów zmieni dane tego samego dnia. W mailu widzisz, której firmy dotyczy zmiana i co dokładnie się zmieniło. Pełną historię zmian zobaczysz w panelu, a w planach Firma i Biuro możesz ją wyeksportować do pliku CSV. Liczba adresów alertów zależy od planu, od jednego do dwudziestu.

Biała lista i przelewy powyżej 15 000 zł

Płatność na rachunek, którego nie ma na białej liście, przy transakcji między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł wiąże się z konsekwencjami podatkowymi dla płacącego. Chodzi między innymi o ograniczenia w zaliczeniu wydatku do kosztów. Dlatego zmiana rachunku u dostawcy, o której dowiadujesz się po fakcie, bywa kosztowna. Alert o nowym albo usuniętym rachunku daje czas na reakcję przed przelewem. Wystarczy porównać numer z faktury z aktualną listą w weryfikacji kontrahenta, a w razie wątpliwości poprosić o potwierdzenie rachunku. Szczegóły rozliczeń podatkowych warto omówić z księgową.

Sprzedaż z odroczonym terminem płatności

Gdy sprzedajesz na fakturę z terminem płatności, kredytujesz klienta. Zanim wystawisz kolejną fakturę stałemu odbiorcy, chcesz wiedzieć, czy nie trafił do likwidacji, czy nie ma wpisu o upadłości albo czy nie został wykreślony z VAT. Monitoring dostarcza taką informację na bieżąco, więc możesz skrócić termin, poprosić o przedpłatę albo wstrzymać dostawę, zanim należność stanie się problemem.

Zakupy i dostawcy

Po stronie zakupów groźne są dwie sytuacje: dostawca znika z rejestru VAT albo zmienia rachunek bankowy tuż przed płatnością. Pierwsza dotyczy rozliczenia podatku, druga bezpieczeństwa pieniędzy. Dział zakupów ma wtedy wspólną listę dostawców i wie, kto wymaga wyjaśnienia. Dla zespołu finansów wygodne jest, że alerty trafiają na kilka adresów jednocześnie.

Plany i limity

Start obejmuje do 50 kontrahentów, Firma do 300, a Biuro do 1500. Limity liczą się w okresie rozliczeniowym i usunięcie kontrahenta nie zwalnia miejsca do następnego okresu. Porównanie planów jest w cenniku. Biura rachunkowe znajdą osobny opis w tekście o monitoringu dla biur rachunkowych.

Czego monitoring nie robi

Opieramy się wyłącznie na rejestrach publicznych. Nie obiecujemy informacji o płatnościach, sprawozdaniach finansowych ani rejestrach dłużników. Różnice względem pracy klasycznego biura opisuje strona o wywiadowni gospodarczej. Proces uruchomienia przedstawiamy w sekcji jak to działa.

Dla firm z działem zakupów przygotowaliśmy opis weryfikacji dostawców, a decyzję między raportem a abonamentem ułatwia artykuł monitoring kontrahentów czy jednorazowe sprawdzenie.

Pilnujesz podwykonawców albo przewoźników? Zobacz weryfikację podwykonawców dla firm budowlanych i transportowych.