Weryfikacja kontrahenta przed umową i przed pierwszym przelewem

Weryfikacja kontrahenta zaczyna się od NIP

Nowy kontrahent wysyła ofertę, prosi o termin płatności albo podaje numer rachunku na fakturze. Zanim podpiszesz umowę i wykonasz pierwszy przelew, warto poświęcić na niego kilka minut. Weryfikacja kontrahentów w Rzetelne polega na tym, że wpisujesz numer NIP, a my sprawdzamy firmę w rejestrach publicznych i zestawiamy wynik w jednym raporcie z oceną ogólną.

Nie musisz otwierać kilku serwisów, przepisywać danych ani pamiętać, który rejestr odpowiada na jakie pytanie. Raport pokazuje to, co ma znaczenie dla decyzji: czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy jej rachunek znajduje się na białej liście i czy w KRS nie ma wpisów, które każą się zatrzymać.

Co sprawdzamy przy weryfikacji kontrahenta

Pierwsza część raportu opiera się na wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów, czyli na tak zwanej białej liście. Widzisz w niej:

• status VAT: czynny, zwolniony albo niezarejestrowany,
• nazwę, adres, numer REGON i numer KRS,
• datę rejestracji jako podatnika VAT,
• wykreślenie z rejestru VAT wraz z podstawą, jeśli do niego doszło,
• rachunki bankowe zgłoszone przez firmę.

Możesz też podać numer rachunku z faktury. Sprawdzamy wtedy, czy ten rachunek figuruje na liście właśnie tej firmy. To jedna z najważniejszych kontroli, bo rozbieżność między fakturą a białą listą jest typowym sygnałem próby wyłudzenia albo zwykłej pomyłki, którą lepiej wyjaśnić przed przelewem.

Dla spółek wpisanych do KRS dodajemy drugą część: formę prawną, kapitał zakładowy, datę i numer ostatniego wpisu, organ reprezentacji i sposób reprezentacji. Sprawdzamy także wpisy o upadłości, likwidacji, restrukturyzacji, rozwiązaniu spółki, ustanowieniu zarządcy lub kuratora oraz wpisy w dziale 4, czyli zaległości i wierzytelności. Szczegółowy opis każdej sekcji znajdziesz na stronie o raporcie o firmie.

Weryfikacja kontrahentów przed umową i pierwszym przelewem

Najlepszy moment na sprawdzenie to chwila, w której jeszcze nic nie zostało podpisane ani zapłacone. Wtedy wynik raportu realnie wpływa na decyzję. Ocena ogólna ma trzy poziomy:

• Bez zastrzeżeń, gdy w rejestrach nie widzimy niczego niepokojącego,
• Wymaga uwagi, gdy firma jest zwolniona z VAT, działa krócej niż rok, nie ma rachunku na białej liście albo ma nowy wpis w KRS z ostatnich 30 dni,
• Ryzyko, gdy kontrahent został wykreślony z VAT, nie występuje w wykazie albo ma wpis o upadłości lub likwidacji.

Przy każdej ocenie podajemy powody, a nie samą etykietę. Ocena „Wymaga uwagi” nie oznacza, że z firmą nie wolno współpracować. Młoda spółka może być w pełni uczciwa, ale warto wtedy skrócić termin płatności albo poprosić o zaliczkę.

Dlaczego jedna weryfikacja kontrahenta to za mało

Raport opisuje stan z dnia sprawdzenia. Tymczasem firma, którą sprawdziłeś rok temu, mogła od tego czasu zmienić zarząd, zgłosić nowy rachunek, trafić do likwidacji albo zostać wykreślona z VAT. Dlatego przy stałej współpracy sprawdzenie jednorazowe nie wystarcza.

Odpowiedzią jest monitoring kontrahentów. Wklejasz w panelu listę NIP, a my sprawdzamy każdego kontrahenta raz dziennie. Pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy, a każda późniejsza zmiana trafia do jednego zbiorczego maila na wskazane adresy. Dzięki temu dowiadujesz się o problemie, zanim wystawisz kolejną fakturę z odroczonym terminem.

Firmy budowlane i transportowe znajdą osobny opis na stronie weryfikacja podwykonawców, a przy wyborze narzędzia pomoże artykuł program do weryfikacji kontrahentów.

Jeśli kontrahentów sprawdza dział zakupów, zobacz osobny opis: weryfikacja dostawców dla działu zakupów. Nie jesteś pewien, czy wystarczy raport, czy potrzebny jest abonament? Porównanie jest w artykule monitoring kontrahentów czy jednorazowe sprawdzenie.

Czego weryfikacja nie obejmuje

Opisujemy wyłącznie to, co wynika z rejestrów publicznych wymienionych wyżej. Nie sprawdzamy rejestrów dłużników, nie pokazujemy sprawozdań finansowych i nie wystawiamy scoringu płatniczego. Dla jednoosobowych działalności pokazujemy tyle, ile zawiera wykaz VAT. Jeśli potrzebujesz opisu różnic między raportem z rejestrów a pracą klasycznego biura, przeczytaj o wywiadowni gospodarczej.

Jak zacząć

Pierwsze sprawdzenie zrobisz bezpłatnie w wyszukiwarce na stronie głównej. Gdy chcesz pilnować całej bazy kontrahentów, porównaj plany w cenniku, a przebieg zamówienia opisujemy w sekcji jak to działa.