Jednorazowe sprawdzenie wystarcza, gdy kupujesz coś raz i płacisz z góry albo po dostawie. Monitoring wybierz, gdy z kontrahentem pracujesz miesiącami, płacisz z odroczonym terminem albo zlecasz mu większe kwoty z zaliczką. Różnica jest prosta: raport opisuje jeden dzień, a monitoring pilnuje każdego następnego.
Zakres kontroli jest w obu wariantach taki sam. Obejmuje weryfikację kontrahenta w wykazie podatników VAT i w KRS. Poniżej porównujemy, kiedy opłaca się każde z rozwiązań i ile kosztuje błąd w wyborze.
Co daje jednorazowe sprawdzenie kontrahenta
Jednorazowy raport o firmie pokazuje status VAT, dane z rejestru, rachunki zgłoszone na białą listę i wpisy w KRS. To wystarcza do decyzji przed podpisaniem umowy albo wykonaniem pierwszego przelewu. Zapisany z datą jest też dowodem, że w tym dniu kontrola się odbyła.
Ograniczenie jest oczywiste. Wynik opisuje stan z jednego dnia. Firma sprawdzona w styczniu mogła w czerwcu zmienić zarząd, zgłosić nowy rachunek albo zostać wykreślona z VAT, a ty nie masz skąd o tym wiedzieć, dopóki nie sprawdzisz jej ponownie.
Co dodaje monitoring kontrahentów
Przy monitoringu kontrahentów wklejasz listę NIP, pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy, a potem raz dziennie porównujemy każdego kontrahenta z tym stanem. Alert przychodzi mailem, gdy zmieni się status VAT, nazwa, adres, rachunek, skład zarządu, kapitał albo pojawi się wpis o upadłości, likwidacji lub restrukturyzacji.
Najważniejsza praktyczna korzyść dotyczy rachunków. Prośba o płatność na nowy rachunek to częsty początek oszustwa na fakturę, a przelew na rachunek spoza białej listy przy kwocie powyżej 15 000 zł może pozbawić kosztu uzyskania przychodu i wprowadzić solidarną odpowiedzialność za VAT. Alert o zmianie rachunku w dniu, w którym ją widać w rejestrze, daje czas na telefon do kontrahenta, zanim faktura trafi do zatwierdzenia.
Porównanie obu rozwiązań
| Sytuacja | Wystarczy raport | Lepszy monitoring |
|---|---|---|
| Jednorazowy zakup, płatność z góry | Tak | Nie jest potrzebny |
| Stała współpraca, termin płatności 14 do 60 dni | Tylko na starcie | Tak |
| Zaliczka lub zamówienie na dużą kwotę | Przed zaliczką | Do końca realizacji |
| Kilkudziesięciu stałych dostawców | Nie skaluje się | Tak |
| Biuro rachunkowe z wieloma klientami | Nie skaluje się | Tak, plan Biuro |
Ile to kosztuje w praktyce
Ceny podajemy netto za miesiąc, z doliczeniem 23% VAT. Start kosztuje 199 zł i obejmuje do 50 kontrahentów, Firma 399 zł i do 300 kontrahentów, Biuro 799 zł i do 1500 kontrahentów. Przy rozliczeniu rocznym, które jest domyślne, płacisz połowę tych kwot. Przy planie Start wychodzi więc 99,50 zł miesięcznie za codzienną kontrolę pięćdziesięciu kontrahentów, czyli około 2 zł za kontrahenta.
Do porównania weź godzinę pracy osoby, która sprawdza rejestry ręcznie. Jeśli ma cotygodniowo przejrzeć kilkudziesięciu kontrahentów, zajmuje jej to więcej czasu, niż kosztuje cały abonament. Pełne wyliczenie, także z kosztem doradcy, znajdziesz w artykule ile kosztuje weryfikacja kontrahenta.
Kiedy monitoring nie jest potrzebny
Jeśli kupujesz od danej firmy raz w roku i płacisz przy odbiorze, codzienna kontrola nic nie zmienia. Nie ma też sensu pilnować kontrahentów, z którymi współpraca się skończyła. Dobrym podejściem jest sprawdzenie każdego nowego kontrahenta przed umową, a do monitoringu dodawanie tych, którzy zostają na dłużej albo mają wysokie limity płatności.
Monitoring ma też granice zakresu. Opieramy się na rejestrach publicznych, więc nie zobaczysz w nim zaległości w rejestrach dłużników ani wyników finansowych. Jeśli kontrahent jest z innego kraju Unii, jego numer VAT sprawdzisz osobno, na przykład przy pomocy narzędzia do sprawdzania unijnego numeru VAT kontrahenta.
Jak wybrać w trzech krokach
- Policz kontrahentów, z którymi pracujesz dłużej niż kilka tygodni. Jeśli jest ich więcej niż pięciu, ręczna kontrola zaczyna być kosztowna.
- Oceń, ile możesz stracić na jednym nietrafionym kontrahencie. Jeśli to kwota zaliczki lub miesięcznych obrotów, alert opłaca się już przy pierwszym uniknięciu błędu.
- Zacznij od raportów przed umowami, a gdy lista stałych kontrahentów się ustabilizuje, wklej ją do monitoringu.
Pytania przed zakupem
Czy mogę zacząć od raportów i później dodać monitoring
Tak. Sprawdzenie na stronie głównej nie wymaga abonamentu, a po wyborze planu wklejasz listę NIP do panelu i pierwsze sprawdzenie ustawia stan wyjściowy.
Czy alert przychodzi tylko przy złych wiadomościach
Alert dotyczy zmiany, nie oceny. Może to być nowy rachunek albo zmiana zarządu, które same w sobie nie są złe, ale warto je potwierdzić z kontrahentem.
Czy plan można zmienić
Plany różnią się limitami kontrahentów, raportów i adresów alertów. Wybierz ten, który mieści twoją listę, a szczegóły porównasz w cenniku.
Gdy lista kontrahentów jest już ustalona, wybierz plan w cenniku albo najpierw sprawdź jednego z nich w wyszukiwarce na stronie głównej.