Koszt weryfikacji kontrahenta nie sprowadza się do opłaty za raport. Dane z rejestrów publicznych są jawne, więc pojedyncze sprawdzenie można wykonać samodzielnie za darmo. Prawdziwy koszt to czas osoby, która sprawdza, powtarzalność kontroli i ryzyko, że ktoś pominie krok w pośpiechu. Ten wpis pokazuje, z czego składa się koszt, jak wypadają trzy popularne sposoby i kiedy stały monitoring zaczyna mieć sens.
Zakres, który rozważamy, jest taki sam w każdym wariancie. Obejmuje weryfikację kontrahenta po NIP: status VAT, dane firmy, rachunki bankowe na białej liście, a dla spółek wpisy w KRS, w tym informacje o upadłości, likwidacji i restrukturyzacji.
Z czego składa się koszt weryfikacji kontrahenta
Pierwszym składnikiem jest czas. Ręczne sprawdzenie jednej firmy oznacza wejście do wykazu podatników VAT, przepisanie wyniku, a w przypadku spółki także przejrzenie wpisów w KRS. Dla jednej firmy to kilka minut, ale przy kilkudziesięciu kontrahentach zamienia się w godziny pracy, powtarzane przy każdej kontroli.
Drugim składnikiem jest powtarzalność. Jednorazowe sprawdzenie opisuje stan z jednego dnia. Kontrahent może po tygodniu zostać wykreślony z rejestru VAT, zmienić rachunek albo wejść w likwidację. Zapewnienie, że każdy ważny kontrahent jest sprawdzany regularnie, to kolejny koszt, często ukryty w obowiązkach pracowników.
Trzecim składnikiem jest dowód. Księgowość, audytor czy ubezpieczyciel mogą zapytać, czy kontrola została wykonana. Wynik z datą, zapisany razem z dokumentem transakcji, jest takim dowodem. Notatka „sprawdzone” nie jest.
Trzy sposoby i kiedy który się opłaca
Najczęściej firmy wybierają jedno z trzech rozwiązań: samodzielną kontrolę w rejestrach, zlecenie sprawdzenia doradcy lub księgowemu albo abonament z codziennym sprawdzaniem listy kontrahentów. Każde ma sens w innej skali.
| Sposób | Zaleta | Ograniczenie |
|---|---|---|
| Ręcznie w rejestrach | Brak opłat za dane | Czas, brak powtarzalności |
| Zlecenie doradcy | Ocena prawna i podatkowa | Koszt za każde zlecenie |
| Abonament z monitoringiem | Codzienne sprawdzanie listy | Opłata niezależna od liczby zmian |
Doradca jest niezastąpiony przy złożonych sprawach, na przykład gdy trzeba ocenić skutki podatkowe konkretnej płatności. Do rutynowej kontroli stanu rejestrów nie jest jednak najlepszym wyborem, bo jego czas kosztuje więcej niż dane, które sprawdza.
Ile kosztuje abonament w Rzetelne
Ceny podajemy netto za miesiąc, z doliczeniem 23% VAT. Rozliczenie roczne kosztuje dokładnie połowę ceny miesięcznej i jest ustawione domyślnie.
- Start kosztuje 199 zł (99,50 zł przy rozliczeniu rocznym). Obejmuje do 50 kontrahentów, 200 raportów i 1 adres alertów.
- Firma kosztuje 399 zł (199,50 zł rocznie). Obejmuje do 300 kontrahentów, 1000 raportów, 5 adresów alertów i eksport CSV.
- Biuro kosztuje 799 zł (399,50 zł rocznie). Obejmuje do 1500 kontrahentów, 5000 raportów, 20 adresów alertów, eksport CSV i etykiety klientów.
Limity to zużycie w okresie rozliczeniowym. Usunięcie kontrahenta z listy nie zwalnia miejsca do następnego okresu. Nie ma planu darmowego, a bezpłatnie możesz sprawdzić kilka firm dziennie na stronie głównej. Pełny opis planów jest w cenniku.
Jak policzyć, czy monitoring się zwróci
Prosty rachunek zaczyna się od liczby kontrahentów, których chcesz regularnie pilnować. Pomnóż ją przez czas ręcznego sprawdzenia i przez częstotliwość, z jaką realnie powinieneś to robić. Przy kilkudziesięciu stałych kontrahentach i kontroli raz w tygodniu wychodzi pracochłonny proces, który i tak rzadko bywa wykonywany sumiennie.
Po drugiej stronie położ potencjalną stratę. Jedna niezwrócona zaliczka lub przelew na rachunek spoza białej listy może kosztować więcej niż roczny abonament. Monitoring nie eliminuje ryzyka, ale skraca czas od zmiany w rejestrze do Twojej reakcji, bo alert dociera w zbiorczym e-mailu następnego dnia.
Dla biur rachunkowych rachunek wygląda inaczej: koszt dzieli się na wielu klientów, a zakres kontroli staje się częścią usługi. Opisujemy to na stronie monitoringu dla biur rachunkowych.
Kiedy wystarczy sprawdzenie jednorazowe
Jeżeli zawierasz pojedynczą umowę z nowym partnerem i nie planujesz długiej współpracy, jednorazowa kontrola przed podpisaniem i przed przelewem zwykle wystarcza. W takiej sytuacji skorzystaj z bezpłatnego sprawdzenia na stronie głównej albo z samodzielnej kontroli w rejestrach. Ważne, by zapisać wynik z datą.
Monitoring zyskuje na znaczeniu, gdy kontrahentów jest wielu, współpraca trwa miesiącami, a płatności są regularne i dość wysokie. Wtedy zmiana w statusie VAT albo na liście rachunków jest informacją, na którą chcesz zareagować od razu, a nie przy następnej kontroli.
Pytania i odpowiedzi
Czy weryfikacja kontrahenta jest płatna
Dane w rejestrach publicznych są jawne, więc samodzielne sprawdzenie nic nie kosztuje. Płacisz za wygodę, oszczędność czasu i codzienne pilnowanie zmian. Na stronie głównej możesz bezpłatnie sprawdzić kilka firm dziennie.
Czy monitoring wystarczy jako jedyna kontrola
Nie. Monitoring informuje o zmianach w rejestrach, ale nie zastępuje oceny oferty, umowy i sposobu współpracy. Traktuj go jako uzupełnienie wiedzy o kontrahencie.
Od ilu kontrahentów monitoring ma sens
Nie ma sztywnego progu. Zwykle wtedy, gdy ręczne sprawdzanie listy zaczyna być pomijane. Plan Start obejmuje do 50 kontrahentów, więc jest dopasowany do mniejszych firm.
Sprawdź kontrahenta bezpłatnie na stronie głównej i przejdź do strony o monitoringu kontrahentów, żeby porównać plany.
Jeśli wahasz się między pojedynczym raportem a abonamentem, przeczytaj porównanie monitoringu z jednorazowym sprawdzeniem. Dla działów zakupów mamy osobny opis weryfikacji dostawców.