Weryfikacja dostawców dla działu zakupów od oferty do przelewu

Weryfikacja dostawców dla działu zakupów

Dział zakupów odpowiada za to, żeby firma płaciła właściwym podmiotom, na właściwe rachunki i za towar, który dotrze. Każdy nowy dostawca to ryzyko, że okaże się wykreślony z VAT, że rachunek na fakturze nie należy do niego albo że za pół roku zniknie z rynku razem z zaliczką. Rzetelne sprawdza dostawcę po NIP w wykazie podatników VAT i w KRS, a potem pilnuje go codziennie. Wynik ma datę i można go dołączyć do akt zamówienia.

Gdzie w procesie zakupowym pojawia się kontrola

Zwykle są trzy momenty. Pierwszy to wybór oferenta, kiedy zapytania ofertowe wracają od kilku firm, a część z nich zna się tylko z internetu. Drugi to założenie dostawcy w systemie, zanim ktoś wpisze jego rachunek do płatności. Trzeci to każda zmiana danych, czyli prośba o płatność na nowy rachunek, która jest najczęstszym początkiem oszustwa na fakturę.

W pierwszych dwóch momentach wystarcza raport. W trzecim potrzebny jest monitoring, bo zmianę rachunku trzeba wychwycić w dniu, w którym nastąpiła, a nie przy kwartalnej inwentaryzacji dostawców.

Co dostaje kupiec w raporcie o dostawcy

• Status VAT dostawcy: czynny, zwolniony, niezarejestrowany, ewentualnie wykreślony wraz z podstawą.
• Nazwę, adres, REGON i KRS, które możesz porównać z danymi w ofercie i w umowie.
• Rachunki zgłoszone do białej listy oraz sprawdzenie, czy rachunek z faktury figuruje przy tym dostawcy.
• Dla spółek formę prawną, kapitał, sposób reprezentacji i wpisy o upadłości, likwidacji lub restrukturyzacji.
• Ocenę z trzech poziomów (bez zastrzeżeń, wymaga uwagi, ryzyko) z wypisanymi powodami i datą sprawdzenia.

Sposób reprezentacji jest o tyle ważny dla zakupów, że pokazuje, kto może podpisać umowę ramową w imieniu dostawcy. Jeśli ofertę przysłał handlowiec, a w KRS zarząd jest jednoosobowy, wiesz, czyj podpis ma moc wiążącą.

Monitoring zamiast kwartalnego przeglądu dostawców

Lista aktywnych dostawców większości firm to od kilkudziesięciu do kilkuset pozycji. Przegląd ręczny zajmuje dni i opisuje tylko jeden dzień. W panelu wklejasz listę NIP, najlepiej kolumnę z systemu zakupowego lub ERP. Pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy, a od następnego dnia porównujemy każdego dostawcę ze stanem zapisanym.

Alert dostajesz, gdy zmieni się status VAT, nazwa, adres, rachunek na białej liście, skład zarządu, kapitał albo pojawi się wpis o upadłości, likwidacji czy restrukturyzacji. Wszystkie zmiany z jednego dnia trafiają do jednego maila na wskazane adresy, na przykład kupca, księgowości i osoby odpowiedzialnej za płatności. Szczegóły znajdziesz na stronie o monitoringu kontrahentów.

Który plan pasuje do działu zakupów

Plan	Dla kogo	Limity
Start, 199 zł netto miesięcznie	Mała firma z kilkoma stałymi dostawcami	50 kontrahentów, 200 raportów, 1 adres alertów
Firma, 399 zł netto miesięcznie	Dział zakupów średniej firmy	300 kontrahentów, 1000 raportów, 5 adresów, eksport CSV
Biuro, 799 zł netto miesięcznie	Duża baza dostawców lub kilka spółek w grupie	1500 kontrahentów, 5000 raportów, 20 adresów, etykiety

Przy rozliczeniu rocznym, które jest domyślne, płacisz połowę ceny miesięcznej. Do cen netto doliczamy 23% VAT. Limity liczą się jako zużycie w okresie rozliczeniowym. Etykiety z planu Biuro pozwalają oznaczyć dostawców według spółki, kategorii zakupowej albo osoby prowadzącej. Pełne zestawienie jest w cenniku, a koszt całego rozwiązania na tle ręcznej kontroli opisujemy w artykule ile kosztuje weryfikacja kontrahenta.

Dowód staranności w aktach zamówienia

Przy kontroli skarbowej albo sporze o odliczenie VAT pytanie brzmi, co firma zrobiła, żeby sprawdzić dostawcę. Wydruk z datą sprawdzenia i historia zmian w panelu odpowiadają na to lepiej niż notatka, że ktoś kiedyś zajrzał do rejestru. W planach Firma i Biuro eksportujesz listę i zmiany do CSV i dołączasz do dokumentacji zakupowej.

Kto w dziale zakupów korzysta z alertów

Alert o zmianie rachunku najpierw interesuje osobę, która zatwierdza przelewy, ale zmiana statusu VAT czy wpis o likwidacji dotyczy też kupca prowadzącego relację. Dlatego adresy alertów ustawiasz niezależnie od konta: kupiec, kierownik zakupów i księgowość mogą dostawać ten sam zbiorczy mail. W planie Start jest jeden adres, w planie Firma pięć, w planie Biuro dwadzieścia.

Dobra praktyka to wstrzymanie płatności na nowy rachunek do czasu potwierdzenia go u dostawcy innym kanałem niż mail z fakturą. Alert daje dzień przewagi, bo wiesz o zmianie, zanim faktura z nowym numerem dotrze do zatwierdzenia.

Pytania działu zakupów

Czy raport wystarczy przy zamówieniach jednorazowych

Tak. Przy jednorazowym zakupie od nowego dostawcy sprawdzasz go przed zamówieniem, zapisujesz wynik z datą i nie dodajesz go do monitoringu. Monitoring ma sens dla dostawców, z którymi współpracujesz dłużej niż kilka tygodni.

Jak szybko dowiem się o zmianie rachunku dostawcy

Sprawdzamy listę raz dziennie, więc o zmianie dowiadujesz się następnego dnia po jej pojawieniu się w rejestrze. Zmiana rachunku, której dostawca nie zgłosił do białej listy, w rejestrze się nie pojawi, dlatego rachunek z faktury zawsze porównujemy z listą.

Czy mogę sprawdzać dostawców zagranicznych

Rzetelne obejmuje polskie rejestry: wykaz podatników VAT i KRS. Dostawcy spoza Polski wymagają sprawdzenia w rejestrach ich kraju.

Czego nie obejmuje weryfikacja

Opieramy się na rejestrach publicznych, czyli wykazie podatników VAT i KRS. Nie pokazujemy rejestrów dłużników ani sprawozdań finansowych i nie wystawiamy scoringu płatniczego. Dla zamówień o dużej wartości raport z rejestrów jest pierwszym filtrem, a nie zamiennikiem oceny finansowej. Różnicę opisuje strona o wywiadowni gospodarczej.

Jak zacząć

Sprawdź dwóch lub trzech obecnych dostawców w wyszukiwarce na stronie głównej i obejrzyj raport o firmie. Jeśli lista ma kilkudziesięciu dostawców, od razu wybierz plan Firma w formularzu zamówienia. Zajmuje to kilka minut, a kroki opisuje jak to działa.