Weryfikacja podwykonawców i przewoźników przed zleceniem i przed przelewem

Weryfikacja podwykonawców dla firm budowlanych i transportowych

Generalny wykonawca i spedytor mają wspólny problem. Duża część pracy idzie przez podwykonawców, których zna się z polecenia albo z giełdy ładunków, a płatność następuje po wykonaniu usługi, często z terminem 30 do 60 dni. Jeśli podwykonawca zniknie z rynku, zmieni rachunek albo okaże się podmiotem wykreślonym z VAT, odpowiadasz za skutki ty. Rzetelne sprawdza podwykonawcę po NIP w wykazie podatników VAT i w KRS, a potem sprawdza go codziennie.

Skąd bierze się ryzyko przy podwykonawcach

W budownictwie i transporcie łańcuch wykonawców bywa długi, a marże krótkie. Zdarza się, że podwykonawca przyjmuje zaliczkę, a potem przekazuje zlecenie dalej albo przestaje odbierać telefon. Zdarza się też, że faktura przychodzi z rachunkiem, którego nie ma na białej liście. Przy przelewie powyżej 15 000 zł na taki rachunek możesz stracić prawo do zaliczenia wydatku do kosztów i stać się współodpowiedzialnym za VAT, którego podwykonawca nie odprowadził.

Dlatego kontrola nie kończy się na dniu podpisania umowy ramowej. Sprawdzenie ma sens przed pierwszym zleceniem i powtarzane przy każdej zmianie danych.

Co dostajesz w raporcie o podwykonawcy

• Status VAT podwykonawcy: czynny, zwolniony, niezarejestrowany lub wykreślony.
• Nazwę, adres, REGON i KRS do porównania z umową i fakturą.
• Rachunki z białej listy oraz sprawdzenie, czy rachunek z faktury należy do tego podmiotu.
• Dla spółek formę prawną, kapitał, sposób reprezentacji i wpisy o upadłości, likwidacji lub restrukturyzacji.
• Datę sprawdzenia, którą dołączasz do dokumentacji zlecenia.

Monitoring listy podwykonawców

Stałych podwykonawców i przewoźników wklejasz do panelu jako listę NIP. Pierwsze sprawdzenie zapisuje stan wyjściowy, a potem raz dziennie porównujemy każdy podmiot z tym stanem. Alert dostajesz, gdy zmieni się status VAT, rachunek, adres, skład zarządu albo pojawi się wpis o upadłości, likwidacji lub restrukturyzacji. Wszystkie zmiany z jednego dnia trafiają do jednego maila.

Przy flocie kilkudziesięciu przewoźników albo kilkunastu ekipach budowlanych to jedyny sposób, żeby nie robić kontroli ręcznie raz na kwartał i nie przegapić zmiany w środku realizacji kontraktu.

Kiedy wystarczy raport, a kiedy potrzebny jest monitoring

Sytuacja	Rozwiązanie
Jednorazowe zlecenie transportowe, płatność po dostawie	Raport przed zleceniem
Stała współpraca z przewoźnikiem, termin płatności 30 dni lub więcej	Monitoring
Podwykonawca budowlany z zaliczką	Raport przed zaliczką i monitoring do końca robót
Kilkunastu podwykonawców na jednym kontrakcie	Monitoring z jedną listą NIP

Który plan pasuje

Plan	Dla kogo	Limity
Start, 199 zł netto miesięcznie	Mała firma z kilkoma stałymi podwykonawcami	50 kontrahentów, 200 raportów, 1 adres alertów
Firma, 399 zł netto miesięcznie	Wykonawca lub spedytor z kilkudziesięcioma podmiotami	300 kontrahentów, 1000 raportów, 5 adresów, eksport CSV
Biuro, 799 zł netto miesięcznie	Duża baza podwykonawców lub kilka spółek w grupie	1500 kontrahentów, 5000 raportów, 20 adresów, etykiety

Przy rozliczeniu rocznym, które jest domyślne, płacisz połowę ceny miesięcznej. Do cen netto doliczamy 23% VAT. Pełne zestawienie jest w cenniku.

Kto w firmie korzysta z alertów

Alert o zmianie rachunku interesuje osobę zatwierdzającą przelewy. Wpis o likwidacji podwykonawcy interesuje kierownika kontraktu albo dyspozytora, który ma na nim zaplanowane zlecenia. Adresy alertów ustawiasz niezależnie od konta, więc ta sama wiadomość trafia do księgowości, kierownika budowy i działu transportu.

Pytania o weryfikację podwykonawców

Czy sprawdzenie podwykonawcy chroni przed odpowiedzialnością solidarną

Raport z datą pokazuje, że przed zleceniem i przed płatnością sprawdziłeś status VAT i rachunek. To dokumentuje staranność, ale nie zastępuje opinii prawnika w sprawie umowy i zakresu odpowiedzialności inwestora lub generalnego wykonawcy.

Czy mogę sprawdzać przewoźników zagranicznych

Rzetelne obejmuje polskie rejestry, czyli wykaz podatników VAT i KRS. Przewoźnicy spoza Polski wymagają sprawdzenia w rejestrach ich kraju.

Jak szybko dowiem się o zmianie rachunku

Listę sprawdzamy raz dziennie, więc o zmianie wpisanej do rejestru dowiadujesz się następnego dnia. Rachunek z faktury zawsze porównujemy z białą listą.

Czego nie obejmuje weryfikacja

Opieramy się na rejestrach publicznych. Nie oceniamy jakości robót, uprawnień budowlanych, licencji transportowych ani ubezpieczenia OC przewoźnika i nie wystawiamy scoringu płatniczego. Raport jest pierwszym filtrem przed zleceniem, a nie zamiennikiem sprawdzenia referencji.

Jak zacząć

Sprawdź dwóch lub trzech obecnych podwykonawców w wyszukiwarce na stronie głównej i zobacz, jak wygląda raport o firmie. Jeśli lista jest dłuższa, kolejnym krokiem jest monitoring kontrahentów, a przy dziale zakupów weryfikacja dostawców. Plan wybierasz w formularzu zamówienia.