Oszustwo na zmianę rachunku wygląda zwykle tak: dostawca, z którym pracujesz od lat, przysyła maila z informacją, że od tego miesiąca płatności idą na nowy numer konta. Mail jest podrobiony albo skrzynka dostawcy została przejęta. Przelew idzie do przestępców, a dostawca nadal czeka na zapłatę. Zabezpieczenie sprowadza się do trzech rzeczy: sprawdzenia rachunku na białej liście, potwierdzenia zmiany drugim kanałem i stałego pilnowania danych dostawców.
Poniżej opisujemy, jak to ułożyć w firmie, ile pracy daje kontrola ręczna i kiedy opłaca się weryfikacja dostawców w abonamencie.
Jak wygląda oszustwo na zmianę rachunku dostawcy
Scenariusz powtarza się w kilku wariantach. Przestępca podszywa się pod dostawcę i pisze z adresu łudząco podobnego do prawdziwego. Albo przejmuje skrzynkę księgowości dostawcy i wysyła prawdziwą fakturę z podmienionym numerem konta. Termin płatności jest realny, kwota zgadza się z zamówieniem, a jedyną różnicą jest rachunek. Dlatego pracownik, który sprawdza tylko kwotę i NIP, nie zauważa problemu.
Jak sprawdzić rachunek z faktury przed przelewem
- Wpisz NIP dostawcy w wykazie podatników VAT i sprawdź, czy numer konta z faktury jest na liście jego rachunków.
- Jeśli rachunku nie ma na liście, wstrzymaj przelew i zadzwoń do dostawcy na numer, który masz z umowy, a nie z maila.
- Zapisz datę i wynik sprawdzenia razem z fakturą.
Przy przelewie powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy tracisz możliwość zaliczenia wydatku do kosztów, a w pewnych sytuacjach odpowiadasz solidarnie za VAT dostawcy. Szczegóły i kiedy trzeba zajrzeć na listę opisujemy w artykule o białej liście VAT. Interpretację w konkretnej sprawie potwierdź u doradcy podatkowego.
Dlaczego sprawdzenie raz nie wystarcza
Biała lista pokazuje stan na dziś. Dostawca, którego sprawdziłeś przy podpisaniu umowy, może za pół roku zmienić rachunek, trafić do likwidacji albo zostać wykreślony z VAT. Jeśli w firmie jest kilkudziesięciu dostawców, ręczne przeglądanie wszystkich przed każdym przelewem zajmuje czas, który księgowość ma głównie pod koniec miesiąca, kiedy jest go najmniej.
Praktyczne wyjście to podział pracy. Rachunek z konkretnej faktury sprawdzasz przy płatności, a zmiany w danych dostawców pilnuje monitoring kontrahentów, który raz dziennie porównuje listę NIP ze stanem w rejestrach.
Kontrola ręczna czy abonament
| Kryterium | Ręcznie | Abonament w Rzetelne |
|---|---|---|
| Kiedy sprawdzasz | Przed przelewem, o ile ktoś pamięta | Codziennie cała lista, alert przy zmianie |
| Czas przy 50 dostawcach | Kilka minut na dostawcę, za każdym razem | Jednorazowe wklejenie listy NIP |
| Dowód dla kontroli | Zrzut ekranu, jeśli został zrobiony | Raport z datą i historia zmian w panelu |
| Koszt | Czas pracownika | Start 199 zł, Firma 399 zł netto miesięcznie |
Przy rozliczeniu rocznym, które jest domyślne, płacisz połowę stawki miesięcznej. Porównanie z kosztem doradcy znajdziesz w artykule ile kosztuje weryfikacja kontrahenta.
Jak ułożyć procedurę zmiany rachunku w firmie
Najprostsza procedura mieści się na jednej kartce. Zmiana rachunku dostawcy w systemie wymaga potwierdzenia telefonicznym połączeniem na numer z umowy. Osoba, która zmienia dane, nie jest osobą, która zatwierdza przelew. Nowy rachunek musi być widoczny na białej liście. Każdą zmianę oznacza się datą i nazwiskiem w historii dostawcy.
Dobrze, żeby alert o zmianie w rejestrze trafiał do dwóch osób, na przykład księgowej i osoby zatwierdzającej przelewy. W Rzetelne ustawiasz osobne adresy alertów niezależnie od konta. Jeśli po sprawdzeniu dostawców chcesz uporządkować też akceptację faktur kosztowych, sprawdź elektroniczny obieg dokumentów i faktur.
Czego nie załatwi monitoring rachunków
Rzetelne opiera się na wykazie podatników VAT i KRS. Jeśli przestępca podszyje się pod dostawcę i poda rachunek, który naprawdę jest na białej liście innego podmiotu, porównanie rachunku z danymi dostawcy to wychwyci, ale socjotechnika wymaga jeszcze szkolenia ludzi i potwierdzania zmian telefonicznie. Narzędzie nie sprawdza też skrzynek e-mail ani nagłówków wiadomości.
Pytania przed zakupem
Czy alert przyjdzie, gdy dostawca doda drugi rachunek
Tak. Zmiana listy rachunków dostawcy w rejestrze jest jedną ze zmian, o których informujemy w alercie dziennym.
Czy muszę podpinać system księgowy
Nie. Wklejasz listę NIP dostawców do panelu, a alerty przychodzą mailem. Eksport CSV w planach Firma i Biuro pozwala przenieść listę do arkusza.
Ilu dostawców obejmuje najtańszy plan
Plan Start obejmuje 50 kontrahentów, Firma 300, a Biuro 1500. Pełne limity są w cenniku.
Chcesz zobaczyć, co dostajesz? Wpisz NIP dostawcy na stronie głównej albo przejdź do weryfikacji kontrahenta.