Dobry program do weryfikacji kontrahentów robi trzy rzeczy. Sprawdza podmiot po NIP w wykazie podatników VAT i w KRS, sprawdza go ponownie bez twojego udziału i zapisuje wynik z datą. Jeśli narzędzie robi tylko pierwszą z nich, to wyszukiwarka, a nie program.
Poniżej lista pytań, które warto zadać przed zakupem abonamentu, oraz kryteria wyboru zależne od wielkości firmy. Dla porównania odnosimy je do weryfikacji kontrahenta w Rzetelne.
Jakie dane powinien pokazywać program do weryfikacji
Minimum to status VAT, nazwa i adres, REGON, rachunki z białej listy oraz dla spółek dane z KRS: forma prawna, kapitał, reprezentacja i wpisy o upadłości lub likwidacji. Bez rachunków narzędzie nie obroni cię przed oszustwem na fakturę, a bez KRS nie zobaczysz, że spółka jest w likwidacji.
Zwróć uwagę, skąd dane pochodzą. Rejestry publiczne są wiarygodne i bezpłatne u źródła, więc płacisz za wygodę, automatyzację i dowód, a nie za sam dostęp do danych.
Czy program sprawdza kontrahentów automatycznie
To główny punkt, od którego zależy cena. Jednorazowy raport mówi, jak było w dniu sprawdzenia. Przy stałej współpracy liczy się zmiana: nowy rachunek, wykreślenie z VAT, nowy zarząd. Program z monitoringiem kontrahentów porównuje listę codziennie i wysyła alert tylko wtedy, gdy coś się zmieniło. Różnicę między oboma podejściami opisujemy w artykule monitoring kontrahentów czy jednorazowe sprawdzenie.
Jakie limity warto porównać
| Kryterium | Pytanie do dostawcy |
|---|---|
| Liczba kontrahentów w monitoringu | Czy mieści całą aktualną listę z zapasem na rok |
| Liczba raportów | Czy limit liczy się miesięcznie czy w okresie rozliczeniowym |
| Adresy alertów | Czy alert dostaje też księgowość i osoba zatwierdzająca przelewy |
| Eksport | Czy możesz wyeksportować listę i historię zmian do CSV |
| Cena | Czy jest netto czy brutto i czy roczne rozliczenie obniża stawkę |
Ile kosztuje program do weryfikacji kontrahentów
W Rzetelne plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie (50 kontrahentów), Firma 399 zł (300 kontrahentów), Biuro 799 zł (1500 kontrahentów). Przy rozliczeniu rocznym, które jest domyślne, płacisz połowę stawki miesięcznej. Koszty weryfikacji ręcznej i u doradcy porównujemy w artykule ile kosztuje weryfikacja kontrahenta, a pełne zestawienie jest w cenniku.
Dla kogo który program
Mała firma z kilkoma stałymi kontrahentami potrzebuje prostego panelu i alertu na jeden adres. Dział zakupów z kilkudziesięcioma dostawcami potrzebuje kilku adresów alertów i eksportu, co opisujemy na stronie weryfikacja dostawców dla działu zakupów. Biuro rachunkowe potrzebuje etykiet per klient i zbiorczego alertu, o czym piszemy w ofercie monitoringu dla biur rachunkowych. Firmy budowlane i transportowe mają osobną stronę o weryfikacji podwykonawców.
Czego program do weryfikacji nie zrobi
Nie zastąpi oceny finansowej przy dużych zamówieniach ani sprawdzenia referencji. Rzetelne opiera się na wykazie VAT i KRS i nie pokazuje rejestrów dłużników ani sprawozdań finansowych. Przy kwocie, której strata zachwiałaby firmą, raport z rejestrów to pierwszy filtr, po którym warto jeszcze zapytać o dokumenty i referencje.
Jeśli po sprawdzeniu kontrahenta chcesz dalej uporządkować obieg faktur kosztowych i akceptację przelewów, zobacz elektroniczne ścieżki akceptacji dokumentów.
Jak wybrać w trzech krokach
- Policz kontrahentów, z którymi pracujesz dłużej niż kilka tygodni. To rozmiar listy do monitoringu.
- Sprawdź dwóch lub trzech z nich w wyszukiwarce na stronie głównej, żeby zobaczyć zakres raportu.
- Wybierz plan, który mieści listę, i ustaw adresy alertów dla osób, które decydują o przelewach.
Pytania przed zakupem
Czy program do weryfikacji wymaga integracji z systemem księgowym
Nie. W Rzetelne wklejasz listę NIP do panelu, a alerty przychodzą mailem. Eksport CSV w planach Firma i Biuro pozwala przenieść listę i historię zmian do arkusza.
Czy mogę najpierw sprawdzić działanie
Tak. Sprawdzenie pojedynczego NIP na stronie głównej pokazuje zakres danych, zanim wybierzesz plan.
Czy dane z programu można pokazać kontrolerowi
Raport ma datę sprawdzenia, a historia zmian jest w panelu, więc możesz wykazać, że kontrahent był sprawdzony przed płatnością. Interpretację przepisów zostaw doradcy podatkowemu.
Gdy wiesz już, ilu kontrahentów chcesz pilnować, wybierz plan w cenniku.